생성형 AI로 업무 효율화! 사례와 무료 툴로 자동화 가속

생성형 AI(인공지능)는 텍스트, 이미지, 동영상 등 다양한 콘텐츠를 생성하는 기술입니다. AI는 데이터를 학습하고 인간의 사고를 모방함으로써, 인간이 만드는 콘텐츠와 유사한 것을 단시간에 생성할 수 있습니다. 지금까지 업무 자동화는 정형적인 루틴 워크가 중심이었지만, 생성형 AI의 등장으로 매뉴얼화가 어려운 고도화된 업무도 자동화할 수 있게 되었습니다. 총무성의 통계에 따르면, 생성형 AI 시장은 향후 세계적으로 확대될 것으로 예측되며, 일본 내에서도 생성형 AI를 활용한 업무 효율화가 주류가 될 것으로 생각됩니다.

생성형 AI는 고객 대응, 이메일 및 영업 자료 등의 문서 작성, 자료 작성, 프로모션 제작, 시스템 개발・유지보수, 마케팅, 기획・개발 업무 등 폭넓은 업무를 효율화할 수 있습니다. 예를 들어, 고객 문의 응대를 AI 챗봇으로 자동화하거나, 이메일 문장이나 영업 자료를 생성형 AI로 작성할 수 있습니다. 또한, 자료 작성에서는 프레젠테이션 슬라이드 디자인이나 그래프 작성을 지원하고, 프로모션 제작에서는 상품 캐치프레이즈나 광고 배너 디자인을 생성할 수 있습니다. 시스템 개발에서는 프로그래밍 언어를 학습시킨 생성형 AI가 시스템 개발을 지원하고, 마케팅에서는 경쟁사 조사나 시장 조사, 데이터 분석에 활용할 수 있습니다. 기획・개발 업무에서는 상품명이나 콘셉트, 캐치프레이즈 등의 아이디어 도출에 도움이 됩니다.

생성형 AI를 활용하여 업무 효율화를 진행하려면, 먼저 경영상의 과제나 현장의 과제를 추출하고, 긴급도가 높고 생성형 AI로 자동화하기 쉬운 것부터 시작합니다. 다음으로, 어느 정도의 개선을 목표로 할지 수치로 목표를 설정합니다. 그리고 필요한 기능을 가진 생성형 AI를 선정하고, 여러 제품을 비교 검토합니다. 생성형 AI에 학습시킬 교사 데이터를 준비하고, AI에 학습시키며, 학습 상태를 평가하고, 필요에 따라 조정을 가합니다. 시험 운용을 실시하여 문제가 없는지 확인하고, 본격 운용을 시작합니다. 운용 후에도 적절히 조정을 가하면서 작업 품질 향상을 목표로 합니다. 생성형 AI 이용에는 교사 데이터의 품질, 저작권, 보안 등의 리스크가 있으므로 주의가 필요합니다.

즉시 업무 효율화에 사용할 수 있는 무료 생성형 AI로는 ChatGPT, Gemini, Microsoft Copilot이 있습니다. ChatGPT는 문장 생성, 요약, 번역, 프로그래밍 코드 작성, 문장 교정・교열, 이미지 생성, 데이터 집계・정리 등 다방면에 걸친 기능을 제공합니다. Gemini는 Google Workspace와의 연동이 특징이며, Gmail, 문서, 드라이브를 넘나들며 데이터를 검색할 수 있습니다. Microsoft Copilot은 Microsoft Office 각종 서비스와의 연동이 가능하며, Word에서의 문서 작성, PowerPoint 자료 작성, Excel 데이터 분석, Outlook 이메일 요약 등을 자동화할 수 있습니다.

생성형 AI를 활용하여 업무 효율화에 성공한 사례로, 파르코, 아사히 맥주, 메르카리, 파나소닉, 오바야시구미의 사례를 소개합니다. 파르코는 생성형 AI로 CM을 제작하여 인건비를 대폭 절감했습니다. 아사히 맥주는 사내 정보 검색 시스템에 생성형 AI를 활용하여 정보 검색 효율화를 실현했습니다. 메르카리는 앱에 생성형 AI를 도입하여 상품명이나 설명문 제안을 자동화했습니다. 파나소닉은 상품 설계에 생성형 AI를 활용하여 전동 면도기의 성능을 향상시켰습니다. 오바야시구미는 건물의 파사드 디자인 제안에 생성형 AI를 활용하여 설계 작업의 효율화를 실현했습니다.

생성형 AI는 활용 방법에 따라 대폭적인 업무 효율화를 실현할 수 있습니다. 생성형 AI를 RPA(로보틱 프로세스 자동화) 등의 툴과 연계시킴으로써 더욱 큰 효율화를 기대할 수 있습니다. RPA 툴 중에서도 오픈 주식회사가 제공하는 RPA 툴 'BizRobo! Lite'는 비IT 인재도 쉽게 사용할 수 있는 사용감에 더해 AI와의 연동도 가능합니다. 자동화하고 싶은 정형 업무가 많거나 AI 활용 범위를 넓히고 싶을 때 추천됩니다.

RPA와 생성형 AI를 조합함으로써 업무 프로세스 전체를 자동화하고 효율을 극대화할 수 있습니다. 예를 들어, BizRobo! OCR with AI inside는 생성형 AI에 의한 문서 판독 기능과 RPA가 일체화된 툴로, 종이 자료를 데이터화하고 저장・입력・정리하는 작업을 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 종이 자료가 많고 페이퍼리스화가 진행되지 않은 기업이나, 회사 단위로 생성형 AI를 활용하고 싶은 기업에게 큰 이점이 있습니다.

BizRobo! OCR with AI inside는 종이로 오는 각종 서류나 자료를 데이터화하고, 저장・입력・정리하는 작업을 자동화할 수 있습니다. 생성형 AI에 의한 문서 판독 기능으로 종이 자료를 스캔하여 파일명을 붙이고 저장하는 등의 작업을 생략할 수 있습니다. 판독 정확도가 96.71%로 높으며, 독특한 글씨체나 손글씨와 활자가 혼재된 문서에서도 딥러닝 및 주소 데이터베이스를 이용한 보정을 통해 정확하게 판독합니다. 또한, RPA로서의 기능도 겸비하고 있어, 판독 후 자료의 보관, 이름 붙이기, 사내 시스템 입력, 전사, 담당자에게의 전달 등을 자동화할 수 있습니다.

생성형 AI는 업무 효율화에 있어 매우 편리한 툴이며, 활용 방법에 따라 업무 시간과 비용을 대폭 절감할 수 있습니다. RPA 등의 툴과 조합하여 활용함으로써 더욱 큰 효율화를 기대할 수 있습니다. BizRobo!OCR은 생성형 AI와 RPA 기능이 모두 갖춰져 있으며, 월 3만 엔으로 저렴하게 도입할 수 있으므로, 우선 트라이얼로 그 실용성을 시험해 보는 것을 추천합니다.