生成AIで業務効率化！事例と無料ツールで自動化を加速

生成AI（人工知能）は、テキスト、画像、動画など、さまざまなコンテンツを生成する技術です。AIはデータを学習し、人間の思考を模倣することで、人間が作成するコンテンツに近いものを短時間で生成できます。これまで、業務の自動化は定型的なルーティンワークが中心でしたが、生成AIの登場により、マニュアル化が難しい高度な業務も自動化できるようになりつつあります。総務省の統計によると、生成AI市場は今後、世界規模で拡大していくと予測されており、日本国内でも生成AIを活用した業務効率化が主流になると考えられます。

生成AIは、顧客対応、メールや営業資料などの文章作成、資料作成、プロモーション製作、システム開発・保守、マーケティング、企画・開発業務など、幅広い業務を効率化できます。例えば、顧客からの問い合わせ対応をAIチャットボットで自動化したり、メールの文章や営業資料を生成AIで作成したりできます。また、資料作成では、プレゼンテーションのスライドデザインやグラフの作成を支援し、プロモーション製作では、商品キャッチコピーや広告バナーのデザインを生成できます。システム開発では、プログラミング言語を学習させた生成AIがシステム開発を支援し、マーケティングでは、競合調査や市場調査、データ分析に活用できます。企画・開発業務では、商品名やコンセプト、キャッチコピーなどのアイデア出しに役立ちます。

生成AIを活用して業務効率化を進めるには、まず経営上の課題や現場の課題を抽出し、緊急度が高く、生成AIで自動化しやすいものから取り組みます。次に、どの程度の改善を目指すのか、数値で目標を設定します。そして、必要な機能を持つ生成AIを選定し、複数の製品を比較検討します。生成AIに学習させる教師データを準備し、AIに学習させ、学習状態を評価し、必要に応じて調整を加えます。試験運用を行い、問題がないか確認し、本格運用を開始します。運用後も、適宜調整を加えながら作業品質の向上を目指します。生成AIの利用には、教師データの品質、著作権、セキュリティなどのリスクがあるため、注意が必要です。

すぐに業務効率化に使える無料の生成AIとして、ChatGPT、Gemini、Microsoft Copilotがあります。ChatGPTは、文章生成、要約、翻訳、プログラミングコードの作成、文章の校正・校閲、画像生成、データ集計・整理など、多岐にわたる機能を提供します。Geminiは、Google Workspaceとの連携が特徴で、Gmailやドキュメント、ドライブを横断してデータを検索できます。Microsoft Copilotは、Microsoft Office各種サービスとの連携が可能で、Wordでの文書作成、PowerPoint資料の作成、Excelデータの分析、Outlookメールの要約などを自動化できます。

生成AIを活用して業務効率化に成功した事例として、パルコ、アサヒビール、メルカリ、パナソニック、大林組の事例を紹介します。パルコは、生成AIでCMを制作し、人件費を大幅に削減しました。アサヒビールは、社内情報検索システムに生成AIを活用し、情報検索の効率化を実現しました。メルカリは、アプリに生成AIを導入し、商品名や説明文の提案を自動化しました。パナソニックは、商品設計に生成AIを活用し、電動シェーバーの性能を向上させました。大林組は、建物のファサードデザインの提案に生成AIを活用し、設計作業の効率化を実現しました。

生成AIは、活用方法次第で大幅な業務効率化を実現できます。生成AIをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などのツールと連携させることで、更なる効率化が期待できます。RPAツールの中でも、オープン株式会社の提供するRPAツール「BizRobo! Lite」は、ノンIT人材でも簡単に使える使用感に加え、AIとの連携も可能です。自動化したい定型業務が多くある場合や、AIの活用の幅を広げたい場合に推奨されます。

RPAと生成AIを組み合わせることで、業務プロセス全体を自動化し、効率を最大化できます。例えば、BizRobo! OCR with AI insideは、生成AIによる文書読み取り機能とRPAが一体化したツールで、紙の資料をデータ化し、保存・入力・整理する作業を自動化できます。これにより、紙の資料が多く、ペーパーレス化が進んでいない企業や、会社単位で生成AIを活用していきたい企業にとって、大きなメリットがあります。

BizRobo! OCR with AI insideは、紙で送られてくる帳票や資料をデータ化し、保存・入力・整理するといった作業を自動化できます。生成AIによる文書読み取り機能により、紙の資料をスキャンしてファイル名を付け、保存するといった作業を省略できます。読み取り精度が96.71%と高く、癖の強い文字や手書きと活字が混在しているような文書でも、ディープラーニングや住所データベースを用いた補正により正確に読み取ります。また、RPAとしての機能も兼ね備えており、読み取り後の資料の保管、名前付け、社内システムへの入力、転記、担当者への転送などを自動化できます。

生成AIは業務効率化において非常に便利なツールであり、活用方法次第で業務時間やコストを大幅に削減できます。RPAなどのツールと組み合わせて活用することで、更なる効率化が期待できます。BizRobo!OCRは、生成AIとRPAの機能が備わっており、月額3万円と低コストで導入できるため、まずはトライアルでその実用性を試すことをお勧めします。